Avec l’apparition du Covid, les organisations se sont adaptées avec célérité et agilité, en déployant massivement le télétravail.

Il s’est ainsi créé un nouveau rapport au travail, avec ses avantages, mais aussi ses difficultés et ses risques pour les employés. Les dirigeants et les managers ont dû adapter leurs pratiques managériales : en développant leur attention aux collaborateurs et en créant de nouvelles conditions qui renforcent le service du bien commun et qui favorisent l’intérêt à bien faire des collaborateurs.

Un an après le début de la généralisation du télétravail, nous vous présentons les conclusions d’un groupe de travail de Dirigeants mené début 2021 sur ce thème, à travers une série de posts qui propose une analyse synthétique de la situation, ainsi que quelques recommandations sous forme de bonnes pratiques.

Quelques constats : la visio (conférence) a permis des réunions plus efficaces et plus ciblées, mais il lui manque les dimensions de la relation et de la créativité collective

Comment imaginer un instant cette période de crise et de confinement strict du printemps dernier sans la réunion en visio ? Quels auraient été le rythme et la nature des interactions, ainsi que l’avancement du travail ?

Les Teams, Zoom, Google Meet et autres applications de visio-conférences sont devenues instantanément essentielles au fonctionnement des équipes et de l’entreprise.

L’ensemble des salariés est redevenu opérationnel en moins d’une semaine. Des routines de visio sont apparues, telles que le « morning meeting » quotidien ou « l’apéro virtuel » hebdomadaire des équipes, afin d’assurer la continuité de la vie d’équipe.

S’est mise en place très rapidement une « culture de la visio », avec des règles concrètes communément partagées pour le bon fonctionnement du groupe. Une discipline collective spontanée s’est instituée, avec une plus grande ponctualité, évitant les attentes et pertes de temps fréquentes des réunions en présentiel, ainsi que les jeux implicites liés à ces attentes, du type « Je suis le client, donc je peux m’autoriser à faire attendre mon prestataire ».

Les réunions se sont également révélées mieux préparées, plus efficaces, allant à l’essentiel, la capacité d’attention ainsi que les possibilités d’échanges spontanés étant moindres en distanciel.

Le gain d’efficacité par le télétravail mentionné dans le Post précédent (Nouveau rapport au Travail) s’est donc bel et bien vérifié dans la conduite de réunion. Le distanciel a également permis à davantage de personnes de se rendre présentes aux réunions, les contraintes du nombre de participants et de la distance étant levées. Ainsi, les dirigeants ont pu mieux informer l’ensemble des personnes de leur entreprise, ce qui était d’autant plus important en temps de crise.

Les visios ont également mis sur un pied d’égalité les intervenants ou participants des filiales et ceux du siège.

Elles ont aussi permis plus de souplesse pour inviter tel spécialiste, dirigeant ou intervenant afin d’enrichir les réunions et la prise de décision.

Le format du distanciel a donc eu un impact sur le déroulement et la nature des réunions, avec des effets vertueux certains, qui, nous l’espérons, rejailliront sur les réunions en présentiel. Il a également ouvert de nouvelles possibilités. En revanche, il a atteint ses limites dans deux dimensions essentielles :

• – la relation humaine, qui reste, quelles que soient les méthodes créatives employées, bien plus pauvre derrière un écran d’ordinateur.
• – la créativité collective. Ainsi, la définition d’une stratégie en comité de direction, un brainstorming pour le développement d’un nouveau produit, une prise de recul collective sur un évènement passé seront toujours moins efficaces lors d’une réunion virtuelle que lors d’une réunion physique.

Capitaliser sur de bonnes pratiques

Puisqu’il est désormais très facile d’organiser des visios pour un grand nombre de participants, utiliser ce support pour organiser des réunions d’information animées par les dirigeants et destinées à toute l’entreprise devient très intéressant. C’est l’occasion d’irriguer l’ensemble des niveaux hiérarchiques et des métiers pour que tout le monde dispose du même niveau d’information. Ces réunions seront d’autant plus pertinentes qu’elles se feront selon un planning régulier, à une fréquence plus soutenue en période de crise, afin d’accompagner l’ensemble des collaborateurs.

Par ailleurs, une fois que la situation sanitaire sera améliorée et la période de « télétravail subi » terminée, les patrons et managers pourront jouer sur les richesses et les complémentarités entre le distanciel et le présentiel.

Les réunions virtuelles seront ainsi à privilégier pour :

• – traiter des sujets opérationnels, en ne réunissant que les personnes concernées par les sujets abordés,
• – tenir des réunions de direction en faisant intervenir des opérationnels responsables du sujet présenté, en ne leur prenant que le temps nécessaire à leur intervention,
• – organiser avec les clients des échanges qui nécessitent la présence de spécialistes, ressources rares, souvent géographiquement dispersées et peu disponibles

Les réunions physiques se concentreront sur les réflexions de fond et les sujets
humains :

• – brainstorming, résolution de conflits, négociation, vision, …
• – temps passé gratuitement pour s’intéresser aux personnes et renforcer le lien humain.

Un an quasiment jour pour jour après le début du premier confinement, prendre le temps de réfléchir aux modes de réunions adaptés, présentiel ou distanciel, en trouvant le juste équilibre et en se nourrissant des expériences vécues pendant toute cette année de télétravail, est très certainement une occasion de renforcer la culture managériale, ainsi que la créativité et l’efficacité collective.

 

Florent Villedey et Stéphanie David

Consultants au CEE-Management